Uľahčujeme život športovým zväzom
Čo všetko ActiveSport svojim používateľom ponúka, vysvetľujú v rozhovore Tomáš Koval, senior projektový manažér a Libor Hrdlička, IT analytik spoločnosti Nuaktiv.
ActiveSport je unikátny športovo informačný systém, ktorý poskytujeme športovým zväzom za účelom uľahčenia ich fungovania, zníženia administratívnej záťaže a ušetrenia finančných prostriedkov.
Ako sa zrodila v Nuaktive myšlienka poskytovať riešenia pre športové zväzy?
(Tomáš Koval) Sme softvérová spoločnosť, ktorá pre klientov vyvíja a poskytuje riešenia na kľúč. V našej činnosti nie sme zameraní len na jednu konkrétnu oblasť či odvetvie. Práve naopak, dokážeme obslúžiť firmy a organizácie z rozličným oblastí, čo je síce mimoriadne náročné, ale zároveň to so sebou prináša aj celý rad výhod.
Spoločným menovateľom našich aktivít pre klientov je snaha o automatizáciu a zefektívnenie ich existujúcich procesov. V rozličných obmenách riešime v podstate veľmi podobné požiadavky na všetkých našich projektoch. Digitalizáciou a optimalizáciou procesov sa snažíme firmám pomôcť, aby sa oni mohli venovať svojim primárnym cieľom a obchodným aktivitám.
Takže za vznikom ActiveSportu treba hľadať konkrétny športový zväz?
(Tomáš Koval) Niekedy v roku 2011 sme začali pracovať na projekte pre Slovenský zväz ľadového hokeja, ktorý už v tom čase síce používal nejaký informačný systém, ale treba povedať, že išlo o riešenie, ktoré ani zďaleka nedokázalo pokryť všetky potreby a požiadavky tak veľkého zväzu. Dá sa povedať, že veľká časť aktivít a procesov bola v značnej miere realizovaná stále len v off-line prostredí.
Museli sme si veľmi podrobne naštudovať celú problematiku fungovania zväzu. Bolo potrebné sa zorientovať v ich interných procesoch, naštudovať si predpisy súťaží, prestupové poriadky a podobne. Muselo nám byť jasné, ako sa vytvárajú súťaže, súpisky tímov, či ako prebiehajú registrácie členov.
Teda, aby ste pochopili celú logiku ich fungovania...
(Tomáš Koval) Áno, pretože bez toho nie je možné navrhnúť systém.
Podarilo sa?
(Tomáš Koval) Som presvedčený, že áno pretože so SZĽH spolupracujeme do dnes. Riešenie, ktoré sme pre hokejistov vyvinuli, priebežne rozvíjame a dopĺňame o ďalšie moduly nepretržite už takmer 15 rokov. Je celkom prirodzené, že skúsenosti, ktoré sme na tomto projekte nadobudli sme sa rozhodli zužitkovať.
Aké ďalšie spolupráce so zväzmi nasledovali?
(Tomáš Koval) Zoznam našich „športových“ klientov postupne rástol. Pribudli klienti ako Slovenská kanoistika, Slovenský zväz florbalu, VŠC Dukla Banská Bystrica, Slovenská gymnastická federácia, Klub slovenských turistov, Slovenská basketbalová asociácia, Zväz slovenského lyžovania, Slovenský zväz hádzanej, Slovenský zväz tanečných športov a ďalšie.
Dalo by sa povedať, že ste jednou z najväčších IT spoločností na Slovensku, ktorá sa venuje digitalizácii športu?
(Tomáš Koval) Určite áno. Športovej problematike sa venujeme dlhodobo a sme v nej naozaj doma. Náš ActiveSport v súčasnosti používajú tie najväčšie športové zväzy na Slovensku.
Našimi klientmi však nie sú „len“ športové zväzy. Od roku 2012 robíme pre Národné športové centrum informačný portál školských športových súťaží. Ide o informačný systém, ktorý slúži na správu a riadenie športových súťaží na základných a stredných školách. V tomto systéme môžu všetky školy vytvárať súťaže a registrovať sa do nich. A to či už školské alebo krajské či celoslovenské kolá turnajov.
Okrem toho sme vyvinuli a zabezpečujeme aj informačný systém testovania žiakov. Na týchto dvoch projektoch sme spolupracovali s Národným športovým centrom, pre ktoré dodávame aj Informačný systém v športe.
Prečo je Nuaktivu blízka téma digitalizácie športových zväzov?
(Tomáš Koval) Pretože vo firme máme viac ľudí, ktorí sú športovci a majú za sebou športovú históriu. Úprimne nás teší, že môžeme svojimi znalosťami a skúsenosťami prispieť k podpore športu a televýchovy na Slovensku. Sme presvedčení, že pokiaľ športovým zväzom, klubom, ale i samotným športovcom uľahčíme všetku administratívu okolo, tak sa budú môcť vo zvýšenej miere sústrediť práve na samotné športovanie a výchovu športových talentov.
Viem o čom hovorím, pretože som takmer 20 rokov pôsobil aj ako funkcionár športového klubu a všetky tie úkony ako prihlasovanie do súťaží, registrácie členov, úhrada členských poplatkov, zápisy, spracovanie štatistík, a pod. ma vyslovene nebavili a oberali o množstvo času. Vďaka nášmu ActiveSportu sú dnes už všetky tieto úkony zdigitalizované. Úkony, ktoré trvali hodiny, dni a týždne sa dnes realizujú v priebehu pár minút.
V čom je vaše riešenie ActiveSport jedinečné v porovnaní s konkurenciou?
(Tomáš Koval) Jedinečné sú naše skúsenosti, ktoré sme nadobudli počas realizácie na projektoch pre našich klientov a ktoré vieme pretaviť do niečoho, čo dnes označujeme ako IS ActiveSport. Nejde o krabicové riešenie, ktoré je možné automaticky nasadiť u akéhokoľvek klienta. Vždy ho musíme prispôsobiť a upraviť konkrétnym požiadavkám zákazníka.
Našou výhodu však je, že nás už takmer nič z požiadaviek klientov nezaskočí. Poznáme fungovanie športových zväzov. Vieme, čo môžeme očakávať a na každú otázku zo strany klienta máme pripravené odpovede či už vo forme fungujúceho, alebo minimálne predpripraveného riešenia.
(Libor Hrdlička) Teraz, keď prídeme ku klientovi, vieme mu ukázať, aké riešenia už máme hotové. Napríklad, ako vieme vyriešiť registráciu a evidenciu členov či prestupy hráčov. Ako riešime delegovanie, hodnotenie a odmeňovanie rozhodcov. Ako máme zabezpečenú evidenciu a úhradu platieb. Že vieme proces úhrad integrovať nielen na banku, ale povedzme aj na externý účtovný softvér, a pod.
To znamená, že dokážete vaše riešenie integrovať aj na už existujúce informačné systémy, ktoré jednotlivé zväzy používajú?
(Tomáš Koval) Samozrejme a z nášho pohľadu je to úplne bežná prax. Či už je to spomínaný účtovný softvér, platobná brána, alebo rozličné medzinárodné súťažné systémy, do ktorých je potrebné sa registrovať pri účastiach na medzinárodných turnajoch. Našou brovskou výhodou je, že máme naozaj bohaté skúsenosti so systémovou integráciou, ktorá spočíva v kombinácii našich vlastných riešení s overenými technológiami tretích strán.
(Libor Hrdlička) Ako príklad môžem uviesť Slovenský zväz tanečných športov, kde sme náš ActiveSport integrovali na externý súťažný systém, do ktorého jednak posielame nejaké vstupné dáta o súťažiacich, ale zároveň z toho istého systému dáta po skončení súťaže aj konzumujeme. To isté v prípade Slovenskej gymnastickej federácie, resp. aj ďalších zväzov.
Kto vlastne reálne pristupuje do ActiveSportu? Sú to len administrátori zväzu?
(Tomáš Koval) Sú to zväzoví administrátori, t.j. matrikári, resp. súťažné oddelenia, ale sú to aj kluboví manažéri a tiež hráči, resp. športovci. Napríklad v basketbale do nášho IS pristupujú aj hráči, ktorí musia elektronicky potvrdiť súhlas s prestupom či hosťovaním.
Každý z používateľov má presne stanovené role a oprávnenia, aby ho systém pustil len tam, kde má mať prístup. Takto fungujú napríklad aj oprávnenia pre rozhodcov, delegátov, ale napríklad aj zapisovateľov pri stolíku. Tí pristupujú k tzv. digitálnemu zápisu zo stretnutia.
Digitálny zápis zo stretnutia? Čo si pod tým máme predstaviť?
(Libor Hrdlička) Digitálny zápis je jedným z modulov v súťažnej časti nášho riešenia ActiveSport. Využíva sa primárne v kolektívnych športoch, t.j. spomedzi našich klientov ho aktívne používajú hokejisti, flórbalisti, basketbalisti a hádzanári. V podstate kompletne nahrádza papierovú formu zápisu v podobe v akej ju ľudia mali možnosť poznať, t.j. stolík zapisovateľov s perom a nejakým predpripraveným formulárom.
Dnes pred začiatkom zápasu si zapisovateľ v IS ActiveSport otvorí príslušný zápas a v používateľsky prívetivom prostredí zaznamenáva všetky udalosti ako sú napr. góly, koše, trestné minúty, striedanie alebo fauly. Predtým museli jeden takýto papier, zápis zo stretnutia vypísať a skopírovať aj päťkrát a poslať ho na rôzne oddelenia. Teraz je to všetko online, čo napríklad znamená aj to, že fanúšikovia môžu priebeh stretnutia sledovať priamo na webe, resp. v mobilnom zariadení.
(Tomáš Koval) Pred nedávnom som sa zúčastnil na synovom basketbalovom turnaji a v praxi som videl ako zapisovateľ zadával priebežný stav zápasu do systému, ktorý sme pripravili my. Musím priznať, že ma to potešilo a mal som z toho naozaj dobrý pocit.
Je súčasťou vášho riešenia aj web?
(Tomáš Koval) Môže byť aj nemusí. Poskytujeme kompletný balík. Keď už robíme informačný systém, je dobré dodať aj web. Ale nie je to pravidlo. V prípade viacerých zväzov dodávame informačný systém aj web. Avšak máme aj klientov, ktorý majú naše IS, ale vlastný web.
Pre nás a sme presvedčení, že aj pre klienta je lepšie ak dodávame IS aj web. Na druhú stranu vieme sa vysporiadať aj s tým, že klient už webové stránky má a je s nimi spokojný. V takom prípade vieme dáta z ActiveSportu posielať na portál cez vystavené API rozhranie.
(Libor Hrdlička) Cez API rozhranie môžu dáta z ActiveSportu konzumovať aj jednotlivé kluby, alebo médiá. Viaceré z klubov túto možnosť využívajú. Výhodou je, že im na ich vlastný web automaticky dotekajú dáta z IS. Ide napríklad o program zápasov, výsledky, tabuľky, štatistitiky a pod.
Ak sa nejaký zväz rozhodne digitalizovať svoje procesy, aké sú prvé kroky?
(Libor Hrdlička) V prvom rade si podrobne vypočujeme požiadavky a najmä problémy, s ktorými sa na zväze potýkajú a snažíme sa navrhnúť možnosti, ako im pomôcť. Našou najväčšou výhodou je, že nezačíname na zelenej lúke. To znamená, že ak príde zväz s konkrétnou požiadavkou, vieme mu ukázať konkrétne príklady a implementácie, ktoré už máme za sebou. Dá sa povedať, že dnes existuje len málo situácií a prípadov, ktoré sme už predtým so športovými zväzmi neriešili.
Sú športové zväzy ochotné digitalizovať sa? Uvedomujú si túto potrebu?
(Tomáš Koval) Áno, tú potrebu si uvedomujú. Viaceré zo zväzov fungujú vo veľkej miere ešte v off-line prostredí, resp. v tom lepšom prípade v nejakom hybridnom stave, kde niektoré z procesov sú už zdigitalizované, ale ešte stále sa vo veľa prípadoch používa papier či jednoduché nástroje ako Word a Excel.
Je veľmi cítiť, že šport na Slovensku je finančne výrazne poddimenzovaný a každú investíciu si preto musia dobre premyslieť. My sa samozrejme snažíme klientom vysvetliť, že ide o investíciu do budúcnosti a zároveň o šetrenie budúcich nákladov. Na druhú stranu rozumieme, že niektoré zväzy majú naozaj značne obmedzené prostriedky, ktoré im často nepokrývajú ani len tie základné prevádzkové náklady.
Koľko by si mali zväzy vyčleniť na digitalizáciu?
(Tomáš Koval) Cena vždy závisí od veľkosti a rozsahu projektu. Spolupráca so zväzmi môže začať implementáciou základných modulov a následným rozširovaním funkcionality. Projekt si tak môžu postupne rozfázovať do viacerých krokov. Je dobré však počítať s tým, že digitalizácia začína niekde od sumy 10-tisíc Eur a viac.
(Libor Hrdlička) Zákazníkovi vieme ponúknuť implementáciu rozloženú v čase. ActiveSport je modulárny typ riešenia, t.j. vieme začať so základnou funkcionalitou, ktorú postupne rozvíjame. Na začiatok vyriešime kľúčové procesy, napr. napríklad registráciu a správu členov a potom môžeme pridať aj výber členského alebo integráciu na účtovníctvo.
Máte skúsenosti s tým, že by to nejaký zväz tak urobil?
(Tomáš Koval) V podstate takto fungujeme so všetkými našimi zákazníkmi. Kontinuálne rozvíjame riešenia, ktoré sme u nich implementovali a postupne ich dopĺňame o ďalšie moduly a funkcionality. Je úplne prirodzené, že naši zákazníci prichádzajú s ďalšími nápadmi a požiadavkami na rozvoj. S tým ako systém používajú, snažia sa do neho zakomponovať ďalšiu a ďalšiu agendu.
(Libor Hrdlička) Napríklad nám povedia, že v rámci zväzu majú rozhodcov a chceli by zdigitalizovať ich cestovné príkazy, resp. zefektívniť proces delegácie rozhodcov na zápasy. Pretože oni si to teraz vedú len v excelovských tabuľkách.
Požiadavku sme zanalyzovali, vykomunikovali sme si to so zväzom, s rozhodcami a výsledkom je rozšírenie modulu rozhodcov o systém delegácii, resp. o funkcionalitu na automaticky výpočet cestovných príkazov. Všetko to funguje na základe miesta konania zápasu, výpočtu trasy, sadzby za kilometer a výšky schválených diét. Časovo a administratívne komplikované úkony sme nahradili automatizovanými procesmi.
(Tomáš Koval) Výsledkom je ušetrenie času, financií a v nesposlednom rade eliminácia chýb, ktoré v papierovom svete celkom prirodzene vznikali.
Aké sú najčastejšie obavy zväzov pri digitalizácii?
TK: Veľakrát je tam istý zvyk, nedôvera voči novým veciam, voči zmenám. Často sa obávajú, že užívatelia nie sú natoľko technicky zruční, aby zvládli prácu s novým informačným systémom. Na to sa snažíme reagovať, že nepoužívame žiadne riešenia alebo užívateľské prostredia, s ktorými by sa bežný užívateľ internetu už nestretol. Naviac ide o procesy, ktoré používatelia do detailov poznajú. Len ich doteraz nemali zjednotené pod jednou strechou, pod jedným komplexným riešením.
Ako dlho trvá proces implementácie ActiveSportu na konkrétnom zväze?
(Tomáš Koval) Aj v tomto prípade závisí od veľkosti projektu. Proces implementácie však trvá minimálne 3 až 6 mesiacov. Preto je dobré si tieto aktivity naplánovať po skončení sezóny.
(Libor Hrdlička) Súčasťou implementácie je aj priebežné testovanie systému, kedy klientom sprístupníme vývojovú verziu, aby videli napredovanie projektu a mohli so systémom začať pracovať a zadávať prípadné pripomienky. A pokiaľ je všetko v poriadku, ide sa do produkcie systému. Nie je výnimkou, že v počiatočnej fáze fungujú paralelne staré aj nové riešenie.
Prečo by ste športovým zväzom odporučili digitalizáciu?
(Tomáš Koval) Pretože je rok 2025 a je úplne zbytočné až neefektívne aby sme veci, ktoré môžu fungovať automaticky robili ešte stále manuálne.
Luďom na zväzoch chceme uľahčiť prácu, aby sa mohli venovať tomu, čomu sa majú a čomu rozumejú. To znamená viesť deti k športovaniu a rozvoju športových zručností, vychovávať športové talenty, zabezpečovať servis klubom, organizovať súťaže, turnaje, atď. Chceme im pomôcť, aby nemuseli väčšinu svojho produktívneho času zabíjať administratívou a riešením toho, aby zväz nejako fungoval.